При смене бухгалтера новый бухгалтер начинает принимать дела на основании приказа руководителя о приеме на работу. В этом документе должен быть указан срок приема-сдачи дел бухгалтерии. Если для передачи дел формируется комиссия, то в приказе отражается ее состав.

Для начала новый бухгалтер должен определить, за какой период времени он будет принимать дела. В соответствии со статьей 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» фирмы обязаны хранить бухгалтерские документы не менее пяти лет. Но чаще всего принять и проверить всю отчетность за этот период времени нет. Поэтому лучше всего посмотреть те документы, которые будут необходимы для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в будущем. Например, если бухгалтер устраивается на работу в августе, ему нужно принять документы, которые подтверждают остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета за полугодие. Также необходимо проверить отчетность за июль.

В аналогичном порядке принимаются и документы налоговой отчетности. Только надо учитывать, что у разных налогов разный налоговый период. Так, по НДС – это либо месяц, либо квартал. А по налогу на прибыль это могут быть квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Не забудьте проверить на этих отчетах наличие отметки налоговиков.

К моменту передачи дел прежний главбух должен «закрыть» учет за истекший период. В частности, должны быть выполнены все бухгалтерские записи, укомплектованы первичные документы и составлен оборотный баланс (или иной аналогичный регистр). Если дела передаются по окончании отчетного периода, то также должны быть сформированы бухгалтерская и налоговая отчетность.

Вот перечень основных документов, которые следует тщательно посмотреть бухгалтеру:

• все первичные документы (платежные поручения, расчетные ведомости, приходные и расходные ордера и т. д.);
• журнал регистрации доверенностей;
• журнал регистрации ценных бумаг (векселей, путевок, билетов и т. д.);
• кассовую книгу;
• регистры по учету работы с контрольно-кассовыми машинами;
• журнал учета счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж;
• книгу регистрации банковских чековых книжек;
• другие книги и журналы.

Согласно нынешнему законодательству, главный бухгалтер не является материально ответственным лицом в обязательном порядке. Но если в трудовом договоре с ним есть пункт о материальной ответственности, то перед тем, как его уволить, руководитель фирмы обязан произвести инвентаризацию имущества и обязательств. Это требование статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Результаты инвентаризации следует приложить к акту приема-передачи.

Специального бланка акта приема-передачи дел нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме. Акт подписывают руководитель, передающий дела главбух, тот, кто принимает дела (новый главбух либо лицо, временно исполняющее его обязанности), а также члены комиссии. Документ составляется в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии фирмы, второй – у передающего дела.

По сути, акт – это опись принятых документов и обнаруженных нарушений. Следует иметь в виду, что он должен отражать состояние дел на момент их передачи. Как правило, акт состоит из двух частей – общей и основной.

В первой части акта указывается общая характеристика бухгалтерского учета. В ней можно отразить следующую информацию:

• данные о проверке кассы;
• суммы дебиторской и кредиторской задолженностей. Здесь же можно указать задолженность перед бюджетом;
• об учете имущества. Данные последней инвентаризации, сведения о материально ответственных лицах;
• о наличии и правильности оформления документов;
• о штатном расписании, фонде заработной платы, наличии налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

Во второй части акта приводятся перечень передаваемых документов и данные об остатках на счетах. В ней не обязательно указывать остатки по всем счетам. Можно отразить только те суммы, которые были проверены сотрудником, принимающим дела.

Кроме того, в акте нужно указать расхождение между данными бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности

Главный бухгалтер – второе по значимости и полномочиям после директора лицо на предприятии. Поэтому, когда происходит его замена, необходимо с особой ответственностью подойти к составлению приказа о его назначении.

Принципиально он мало чем отличается от шаблонного документа, используемого для принятия на работу штатных сотрудников, но все же имеет свои нюансы, игнорировать которые не стоит.

Зачем нужен приказ

В приказе четко оговариваются сроки, в которые новый главный бухгалтер должен приступить к своим обязанностям, а также список этих обязанностей (определены статьей 7 Федерального закона и могут быть дополнены или отклонены директором после согласования с сотрудником).

Кроме того, фиксируется, как и когда будет происходить передача бухгалтерских дел предприятия, кто будет входить в состав надзорной комиссии, примут ли участие в процессе третьи лица. Указываются другие детали, которые могут различаться для каждого конкретного случая.

С помощью правильно составленного и официально заверенного документа и работодатель, и новый сотрудник перестраховываются от возможных недоразумений и разногласий при аудиторской проверке бухгалтерского учета организации. Кроме того, если бухгалтер будет с правом подписи, например, банковских квитанций, сотрудники банка также потребуют приказ, подтверждающий его назначение на должность.

Кто может быть назначен на должность

Поскольку в обязанности и полномочия главбуха на предприятии входит ведение всех бухгалтерских дел, составление отчетности, организация нормального функционирования бухгалтерской системы, контроль соответствия всех проводимых операций относительно действующего законодательства РФ, а также имущества и финансового состояния организации, на эту должность целесообразнее всего назначать квалифицированного специалиста с высшим экономическим образованием .

Иногда назначают так называемого профессионального бухгалтера. У такого лица может не быть соответствующего диплома о высшем образовании, но зато есть достаточный стаж работы в данной сфере – не менее трех лет . В некоторых случаях, например, когда в компании мало сотрудников, директор может назначить на эту должность себя.

Варианты права подписи

Без подписи главного бухгалтера ни одни расчетные документы или документы по кредитным или финансовым обязательствам не вступают в силу. С другой стороны, если главбух заверил постановления, их обязаны исполнять все сотрудники предприятия. Исключения бывают в том случае, если генеральный директор не согласен с бухгалтером и заверяет неодобренные документы лично.

Право первой подписи всегда остается за гендиректором или его заместителем. В отдельных случаях полномочия могут быть переданы другому должностному лицу по доверенности. Главный бухгалтер имеет право второй подписи , которое в его отсутствие (отпуск, болезнь, командировка) переходит к заместителю или другому лицу, получившему доверенность.

Право первой подписи на банковских документах принадлежит гендиректору или же ИП, который в банке на свое имя. Право второй подписи предоставляется главбуху или тому лицу, которое отвечает в фирме за ведение банковских операций.

Имеют право визировать как главный бухгалтер и директор, так и другие лица, имеющие на это полномочия – никаких ограничений законом не предусмотрено. То же касается и других первичных учетных документов.

Налоговые декларации соответственно актуальному законодательству имеет право подписывать только налогоплательщик – как правило, это руководитель компании. Главный бухгалтер может получить право подписи налоговых документов, если на него оформлена доверенность, в которой он указан как уполномоченный представитель налогоплательщика. Доверенность нужна также, если главбух будет лично подавать декларации в налоговые органы.

Без доверенности бухгалтер не имеет права действовать и подписывать какие-либо документы от имени организации. Непредоставление главбуху права подписи является нарушением закона «о ведении бухгалтерского учета». В этом случае возможны такие варианты:

• выбрать должностных лиц, которые будут иметь право подписи вместо него (тогда в приказе должна быть пометка «Согласовано. Главбух и его подпись»);
• назначить на должность главного бухгалтера работника, занимающего другую должность (тогда в приказе должно стоять «исполняющий обязанности на период испытательного срока»).

Право подписи может не предоставляться главбуху, если руководитель предприятия принял на себя обязанности по ведению всех учетных дел.

Бухгалтеру может даваться или не даваться право подписи особо важных документов, приказов и постановлений. Если в обычной ситуации директор в случае несогласия с рекомендациями и действиями главбуха может подписать любой приказ, то при наличии у последнего права подписи ситуация несколько меняется.

О том, как правильно передаются дела от предыдущего главбуха новому, вы можете посмотреть на видео:

Как грамотно составить документ

Единой формы приказа не существует, в каждой фирме документ составляется отдельно для каждого конкретного случая. Какие данные и положения должны быть включены в него обязательно?

• Анкетные данные нового бухгалтера – имя, фамилия, отчество, дата рождения.
• Обязанности – временные или постоянные.
• Обязательно четкие сроки сдачи и приема дел предприятия. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации прежнему бухгалтеру дается не более двух недель для подготовки и передачи всех дел новому должностному лицу. Исходя из даты увольнения старого сотрудника определяются сроки вступления в полномочия нового.
• Сведения о составе комиссии, которая будет контролировать процесс подготовки всей документации, а также ее передачи новому работнику. При этом не забывайте, что он так же, как и предыдущий главный бухгалтер, должен быть включен в список проверяющих.
• В случае, когда в подготовке всех дел будут принимать участие третьи лица – аудиторы, дополнительная проверяющая комиссия от вышестоящей организации и т. д. — в приказе это тоже должно быть зафиксировано. Указываются все данные третьих лиц, их обязанности и характер деятельности в процессе подготовки и передачи документов предприятия.

Только после окончания полной и тщательной проверки, убедившись, что он не понесет ответственности за действия предыдущего главбуха, новый сотрудник подписывает приказ и вступает в свои права и обязанности.

Как составить приказ о назначении на должность главного бухгалтера? Что писать в этом приказе? Приведем бланк приказа и образец заполнения (приказ составлен в 2019 году).

Положения Трудового кодекса РФ

Главный бухгалтер организации, как должностное лицо, занимает особое место в деятельности любой фирмы. Ведь именно это лицо организует работу по расчету и уплате налогов и страховых взносов, формированию учетной политики и отчетности перед государственными структурами.

Трудовые отношения между главным бухгалтером и работодателем возникают на основании трудового договора (ст. 16 Трудового кодекса РФ). Трудовой договор с главным бухгалтером может быть заключен как на неопределенный, так и на определенный срок по соглашению сторон.

При заключении трудового договора с главным бухгалтером организации в нем необходимо отразить обязательные сведения и условия трудового договора, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, это:

• фамилия, имя, отчество главного бухгалтера и наименование работодателя, заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора;
• место работы;
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации).

Пример приказа

При приеме на работу работника на основании заключенного трудового договора издается приказ (распоряжение) работодателя (ст. 68 ТК РФ). Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника подписывает руководитель организации. Также можно издать приказ о назначении на должность главного бухгалтера ООО или АО. Приведем образец такого приказа, изданного в 2019 году. Однако оговоримся, что такой приказ составляется в произвольной форме. Универсального бланка такого приказа – нет. Поэтому скачать образец приказа вы можете исключительно для ознакомления. Пример оформления приказа перед вами.