Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.

Ведение реестра документов

Реестр документов удобно заполнять в Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Создание печатной формы

Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр...».

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel - «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР("Печать ДМО"!G1;"Реестр ДМО"!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Основные нюансы, связанные с рассматриваемым документом, упомянуты в:

1. приказе ФНС 2014 года, которым утверждена отчетность 3-НДФЛ;
2. Регламенте, утвержденном приказом ФНС от 25.02.2016 № ММВ-7-6/ (Приложение № 3 и др.).

В них, в частности, есть информация о том, что такое реестр, как должен выглядеть бланк реестра прилагаемых документов к 3-НДФЛ и порядок его оформления. Самое главное, что отмечено: реестр для 3-НДФЛ плательщику составлять не обязательно. Это только его право, но отнюдь не обязанность.

Бланк документа

Узнать, как должен выглядеть бланк реестра подтверждающих документов к 3-НДФЛ , можно, помимо прочего, на официальном сайте налоговой службы. Там же указаны все изменения, которые периодически вносят в этот документ. Как правило, это происходит ежегодно. Поэтому бланк реестра к 3-НДФЛ 2016 может отличаться от варианта 2015-го года. Его точный вид описан в приказе ФНС 2016 года.

В конце реестра достаточно лишь даты и вашей подписи, а в начале:

Кто формирует перечень

Как уже сказано выше, этот документ плательщик создает только по собственному желанию. И если такового нет, то в инспекцию можно передавать документы в том виде, в котором они есть. И уже сами контролеры будут приводить их в нужный вид. В частности, они создадут соответствующий реестр документов к 3-НДФЛ на бланке 2016 года и оформят его согласно всем правилам.

Как проверяют перечень

Если конкретный человек все-таки удосужился самостоятельно заполнить реестр к 3-НДФЛ за 2016 год, то в задачу сотрудников ИФНС уже войдет проверка правильности его оформления. В первую очередь, они сверят число и виды присланных материалов с теми, что отмечены в реестре. Кстати, точно такая же цифра должна фигурировать и на титульном листе этой отчетности.

Производственный календарь на 2016 год

Производственный календарь

О ПЕРЕНОСЕ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ В 2016 ГОДУ

В целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней Правительство Российской Федерации
постановляет:
Перенести в 2016 году следующие выходные дни:

с субботы 2 января на вторник 3 мая;
с воскресенья 3 января на понедельник 7 марта;
с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля.

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.МЕДВЕДЕВ

• 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января - Новогодние каникулы;
• 7 января - ;
• 23 февраля - День защитника Отечества;
• 8 марта - ;
• 1 мая - Праздник Весны и Труда;
• 9 мая - ;
• 12 июня - ;
• 4 ноября -

! На основании статьи 112 Трудового кодекса при совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день .
Исключение составляют выходные дни, совпадающие с нерабочими праздничными днями января.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

Начиная с 2013 г. Правительство Российской Федерации вправе переносить два выходных дня из числа выходных дней, совпадающих с нерабочими январскими праздничными днями, на другие дни в очередном календарном году.

Нормы рабочего времени на 2016 год

Нормы рабочего времени для учащихся

Статьей 94 ТК РФ установлена максимальная продолжительность ежедневной работы (смены) для следующих лиц:

• работников в возрасте от 15 до 16 лет - пять часов;
• работников в возрасте от 16 до 18 лет - семь часов;
• учащихся, совмещающих учебу с работой: